Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën en Control, Personeel en Organisatie en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven. Die wensen kunnen echter niet onbegrensd zijn. De grenzen liggen in wat de organisatie aankan. Elke activiteit in de gemeente heeft zijn consequenties voor onze organisatie en daarmee ook voor Bedrijfsvoering. Daarover meer hieronder in het stukje Personeel en Organisatie. Ook is het belangrijk om te realiseren dat Bedrijfsvoering niet alleen toeleverancier is aan de andere domeinen. Bedrijfsvoering heeft ook eigen taken die rechtstreeks met onze inwoners te maken hebben, Programma 1 Dienstverlening en Programma 8 Veiligheid gaan daarover. Voorbeelden daarbij zijn het verstrekken van paspoorten en rijbewijzen bij Burgerzaken, of het bestrijden van ondermijning of het organiseren van activiteiten om jeugd op het rechte spoor te houden.

Personeel en organisatie

De groei van de gemeente is steeds meer zichtbaar. Als je een rondje door Purmerend en Beemster fietst zie je de verschillende bouwprojecten die in ontwikkeling zijn. Bouwkranen steken boven de huizen uit. Deze groei kunnen we ook in de organisatie voelen. We merken dat we als organisatie steeds meer diverse werkzaamheden krijgen en ook de hoeveelheid werk blijft toenemen. Om uitvoering te kunnen geven aan het collegeprogramma en de ambities voor de gemeente is het belangrijk dat we de juiste mensen aan onze organisatie weten te binden en te behouden. Daarnaast is het nodig om in de snel veranderende wereld onze huidige medewerkers op te leiden en ervoor te zorgen dat zij het werk, nu en in de toekomst, kunnen blijven uitvoeren. Ook groeien we als organisatie. Dit is nodig omdat de werkdruk (en het ziekteverzuim) onder medewerkers toeneemt door de toename van het werk door decentralisatie (vanuit het Rijk en de politie), door het grote aantal projecten en de groei van de gemeente.

We merken dat de arbeidsmarkt krap is, zeker voor specialistische functies vraagt het veel inzet en creativiteit om de juiste mensen te vinden. Zo zijn we een eigen studio aan het inrichten in het gemeentehuis om echte en aansprekende video’s, foto’s en podcasts te maken voor zowel het werven van nieuwe mensen als voor het informeren van onze medewerkers over Purmerendse ontwikkelingen en ter inspiratie voor de Purmerendse manier van werken. In 2022 hebben we 150 nieuwe medewerkers aangenomen en ook in 2023 hebben we veel nieuwe medewerkers aan ons weten te binden. Hieruit kunnen we opmaken dat onze extra inzet op de arbeidsmarkt effect heeft.

Aan de andere kant zien we ook dat medewerkers die nog maar kort in dienst zijn de organisatie weer verlaten. We hebben als organisatie onderzocht waarom deze medewerkers uit dienst gaan. Dat zit onder andere in verschillende verwachtingen over en weer en in de begeleiding in het werk van nieuwe medewerkers.

Alle nieuwe medewerkers volgen het gemeente brede introductieprogramma en krijgen hierdoor de basis mee van de Purmerendse manier van werken en wat nodig is om in Purmerend te kunnen werken. Alleen door de hoge werkdruk is er niet altijd de juiste begeleiding in het werk zelf voor de nieuwe medewerker. We gaan kijken of we medewerkers aan elkaar kunnen koppelen en gepaste opleidingsprogramma’s kunnen ontwikkelen voor teams of medewerkers met vergelijkbare functies. Hierbij staat onze Purmerendse werkwijze centraal. Het komende jaar gaan we als organisatie hier meer op inzetten. Als we medewerkers langer in de organisatie kunnen behouden scheelt dat werk aan de voorkant bij het werven en selecteren.

Om medewerkers te kunnen behouden en om te blijven concurreren op de arbeidsmarkt is het belangrijk dat onze (primaire) arbeidsvoorwaarden passend zijn bij het werk en de markt. Sollicitanten haken steeds vaker af op de arbeidsvoorwaarden die we bieden. Veel van onze arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in de cao gemeenten. Denk aan de salarisschalen, verlof en toelagen. De arbeidsvoorwaarde waar we als gemeente zelf regelruimte in hebben is de reiskostenvergoeding. Met de mobiliteitsvisie, de opening van de stadhuis parkeergarage en de uitbreiding van het betaald parkeren gebied veranderen de parkeermogelijkheden voor onze medewerkers in het centrum. Om concurrerend te blijven is het belangrijk dat het gemeentehuis ook bereikbaar en betaalbaar blijft voor onze collega’s die niet op de fiets of met het OV naar het werk kunnen komen. Om onze medewerkers te behouden en aantrekkelijk te blijven voor nieuwe medewerkers gaan we kijken naar de reiskostenregeling. De verwachting is dat met een nieuwe reiskostenregeling de personeelskosten in 2024 zullen toenemen.

Juridische zaken

Privacy
Privacy gaat in eerste instantie over het beschermen van onze persoonsgegevens. Sinds mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Daarnaast is sinds 2019 de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing geworden op de boa’s in dienst van de gemeente. Hiermee heeft de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens een nog grotere rol gekregen binnen de organisatie. Het komende jaar blijft privacy door maatschappelijke vraagstukken en de steeds verder gaande digitalisering een belangrijk onderwerp, en dit vraagt van de organisatie ook steeds meer expertise. We zetten verder in op het ontwikkelen op beleid rondom camera’s. Ook geven we extra aandacht aan de Wpg zodat we verder uitvoering kunnen geven aan het plan van aanpak Wpg.

Ook in 2024 worden er door de organisatie nieuwe applicaties aangeschaft. Vanuit privacy zijn we hier nauw bij betrokken en werken we zoveel mogelijk vanuit Privacy by Design: aan de voorkant meedenken over het zo privacy vriendelijk mogelijk inrichten van applicaties. We stellen aan de leverancier eisen op het gebied van gegevensverwerking en sluiten verwerkersovereenkomsten.

Voor risicovolle processen voeren we een data protection impact assessment (DPIA) uit. Persoonsgegevens veilig houden kunnen we niet alleen. Daarvoor hebben we de hele organisatie nodig. Om die reden brengen we, ook in 2024, het onderwerp privacy onder de aandacht van alle medewerkers. Dit doen we door (soms ludieke) communicatieacties en het aanstellen en scherp houden van onze privacy ambassadeurs. Zo blijven we samen scherp op het onderwerp privacy en wat dit betekent voor alle verschillende functies binnen onze organisatie.

Financiën en control

Wij staan voor een helder en betrouwbaar financieel beheer en planning & control. We gaan daarom de komende jaren verder met procesverbetering, waaronder digitalisering en automatisering om adequaat te kunnen sturen op beleid en financiën.

Financiële functie
Belangrijk is dat de financiële functie aansluit op de wensen en behoeften van bestuur en organisatie. Dit vraagt om: sluiten de systemen nog aan op de gewenste ontwikkelingen, kunnen we efficiënter rapporteren, hebben we de financiën van de groeiopgave goed in beeld. Veel aandacht zal ook gaan naar de bemensing van de financiële functies. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, projectcontrol, grondexploitaties). De afgelopen jaren zijn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers; die lijn willen we voortzetten.

Brede control
De opgaven van Purmerend vragen om een integrale benadering. In 2023 is er gestart met de implementatie van een nieuw financieel pakket. Het pakket is zoveel mogelijk geïntegreerd waar we gaan voldoen aan de huidige wetgeving en verbeteringen kunnen aanbrengen om zo efficiënt mogelijk te rapporteren. Tevens gaat onze aandacht uit naar de opzet en verbetering van de planning- en controlcyclus en de daaruit voortvloeiende documenten waarbij beleid en financiën samenkomen. Daarmee wordt een bredere control mogelijk. Financiën en control gaan zich bij de doorontwikkeling meer richten op het geven van integraal advies. Ook zet ze stappen om de vakspecifieke controldisciplines meer te betrekken bij de advisering over risico’s en beheersmaatregelen die verbonden zijn aan de doelen en ambities in de begroting. De focus bij advies ligt op het rechtmatig, efficiënt, effectief en beheerst realiseren van doelen. We verbeteren de uitwisseling van vakkennis en expertise door periodiek afstemmingsmomenten te organiseren. Zo dragen de adviezen bij aan de kwaliteit van de besluitvorming, sturing, beheersing en verantwoording van de organisatie.

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies
We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelijke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelijkheden zal deze ontwikkeling zich voortzetten. In 2024 kunnen we gebruik maken van een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem.

Inkomende en uitgaande facturen
In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen. Met de implementatie van een nieuw financieel systeem zullen we ook meer aandacht vragen voor de verplichtingenadministratie die dan ook meer inzicht geeft in de financiële situatie.

Fiscaliteit
Van belang is dat we kunnen laten zien dat onze fiscale beheersing op een voldoende niveau zit. Met onder meer steekproefsgewijze controles tonen we met een redelijke mate van zekerheid aan dat de ingediende belastingaangiften juist zijn. Hiermee voorkomen we verrassingen en geven we uitvoering aan het convenant Horizontaal Toezicht (HT) dat we met de Belastingdienst hebben gesloten. Eind 2020 is er een einde gekomen aan het oude HT en is er een nieuw Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) gepubliceerd. Dit nieuwe DHT is voor minder belastingplichtigen toegankelijk omdat de criteria voor deelname zijn verhoogd. Tevens komen er veel meer verplichtingen aan de kant van de belastingplichtigen om in DHT te komen en te blijven. Die verplichtingen zien we met name bij de diverse verplichtingen op het gebied van tax control en zelf monitoring die met de Belastingdienst moeten worden gedeeld. Doel van DHT is om veel meer werk bij belastingplichtigen zelf neer te leggen en capaciteit vrij te spelen om weer meer te gaan controleren bij belastingplichtigen zonder DHT. We zijn met de Belastingdienst in gesprek om te kijken wat dit voor ons als gemeente betekent en in hoeverre wij hier adequaat invulling aan kunnen geven. Eén van de eisen is dat de belastingplichtige een tax control framework (TCF) opstelt en implementeert.

WOZ
De WOZ-waarde is in 2023 op zijn hoogtepunt, wat ruim 16 % meer is dan vorig jaar. Dat heeft ook in Purmerend geleid tot een verdubbeling van het aantal bezwaren tegen de vastgestelde WOZ-waarde. (3300 bezwaren in 2023, 1500 bezwaren in 2022). Bezwaren werden ook dit jaar voor meer dan de helft ingediend door de commerciële WOZ-bureaus. Een zorgelijke ontwikkeling is dat bewoners hun bezwaar indienen via een Woo verzoek. Omdat bezwaren voor 31 december van het lopende jaar moeten worden afgehandeld is fors ingehuurd. In 2024 zal in afstemming met de Waarderingskamer en de VNG onderzocht moeten worden op welke wijze de afhandeling van bezwaren versneld kan worden door o.a. automatisering. In 2024 zullen de WOZ-waardes naar verwachting licht dalen.

Informatievoorziening

De digitalisering van onze gemeente is een onomkeerbaar proces. De samenleving verandert snel en digitaal steeds verder. Innovaties en technische ontwikkelingen dienen zich voortdurend aan. Daarnaast spelen er wettelijke verplichtingen, zoals onder meer de Omgevingswet, de Wet open overheid, de huidige en de nieuwe archiefwet en het reeds bestaande Tijdelijke Besluit Digitale Toegankelijke overheid. Deze hebben allemaal tot doel inwoners vroegtijdige toegang te geven tot informatie, die veilig, begrijpelijk, transparant en toegankelijk is.

Het team Informatievoorziening wordt ingericht om alle ontwikkelingen in goede banen te leiden en de informatiehuishouding toekomstbestendig in te richten voor de organisatie. Er wordt ingezet op een duidelijke visie en beleid om de kansen die de digitalisering ons biedt optimaal te benutten en daarmee verder te ontwikkelen op het vergroten van de kennis en mogelijkheden die dit de organisatie biedt.

Informatiebeveiliging

NIS2
Sinds 2016 is in de Europese Unie de NIS-richtlijn (Network and Information Systems) van kracht. Deze richtte zich vooral op de beveiliging van kritieke infrastructuur.

De gecombineerde maatschappelijke impact van verstoringen neemt steeds verder toe doordat ICT steeds meer is verweven met bedrijfsprocessen, en doordat organisaties onderling steeds meer met elkaar verweven raken in ketenprocessen. Dit is een aanleiding geweest om de oorspronkelijke NIS-richtlijn op te frissen en qua scope flink uit te breiden tot wat de NIS2-richtlijn is gaan heten.

De NIS2-richtlijn is sinds 16 januari 2023 in de EU van kracht. Lidstaten moeten deze richtlijn uiterlijk in oktober 2024 hebben omgezet in lokale wetgeving. In Nederland gaat deze wet NIB2 heten (Netwerk- en Informatiebeveiliging).

Het is duidelijk dat deze wet voor de informatiebeveiliging van gemeenten flinke gevolgen zal gaan krijgen. Er moeten op landelijk niveau echter nog veel besluiten genomen worden, waardoor over de praktische invulling en consequenties op dit moment nog weinig gezegd kan worden.

Wel kunnen contouren van de impact van deze nieuwe wet worden geschetst:

• Beveiliging van technische automatisering (zoals verkeersregelinstallaties, camera’s, brugbediening) moet passende aandacht gaan krijgen. Dit is tot nu toe een onderbelicht domein geweest

• Ministeries hebben taken gedelegeerd aan gemeenten. De ministers zullen zich ook over deze gedelegeerde taken moeten verantwoorden. De verwachting is dat hiervoor verantwoordingskaders zullen worden opgelegd waaraan de gemeente moet voldoen. Mogelijk heeft de gemeente dit weer bij andere partijen ondergebracht (bijvoorbeeld GGD voor volksgezondheid) waardoor hier veel interactie met derde partijen nodig kan zijn.

• Er zal veel meer aandacht gegeven moeten worden aan beveiliging waar de gemeente taken niet zelf uitvoert (uitbesteed aan leveranciers, verbonden partijen, werk in ketens). Hiervoor zijn nog geen normen gesteld, maar de gemeente moet straks wel aan deze normen voldoen. Dit zal in contracten nog niet zijn opgenomen. Hier kan veel interactie met derde partijen nodig zijn.

• De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) wordt een wettelijke verplichting. Het huidige volwassenheidsniveau van informatiebeveiliging zit op niveau 2 of iets daarboven, het wordt waarschijnlijk raadzaam om in te gaan zetten op volwassenheidsniveau 3. Hiervoor zal de organisatie dan op dit aspect moeten worden versterkt.

De verwachting is dat rond het vierde kwartaal 2023 meer duidelijk zal zijn over de consequenties van deze richtlijn, mogelijk leidend tot een claim bij de komende Voorjaarsnota.

ENSIA
Het Gemeentelijk InformatieBeveiligingsBeleid (GIBB) toont de kaders en verantwoordelijkheden waarbinnen de gemeente de informatiebeveiliging inricht en onderhoudt. Daarbij geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als leidend normenkader en hier zijn de ’10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging’ aan toegevoegd. De informatiebeveiliging draagt actief bij aan de vereisten voor een veilige verwerking van persoonsgegevens (waaronder AVG en Wpg) waarbij security by design wordt toegepast. Verantwoording over de stand van de informatiebeveiliging wordt jaarlijks afgelegd middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

ICT

De inzet van ICT blijft een cruciale rol houden in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de gemeente. De maatschappelijke en ruimtelijke opgaven in de gemeente en onze organisatie zijn nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de maatschappij, en daarmee ook onze organisatie, steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. De bedrijfsprocessen leunen sterk op een correcte werking van IT, waarbij we de focus leggen op goede inrichting van de architectuur en daarnaast meer ontwikkelen op de noodzakelijke cybersecurity maatregelen. Het ontwikkelen van een systeem waarmee we de ICT-omgeving kunnen monitoren en tijdig de juiste acties kunnen uitvoeren is hierin een belangrijke stap. Maar ook de voorbereidende werkzaamheden voor de Omgevingswet, het digitaal samenwerken en het dagelijks beheren van de diverse applicaties maakt dat de focus van ICT zich breder ontwikkelt.

Digitaal samenwerken

Bij de genoemde groei van de digitalisering blijft de wens om digitaal samen te werken voortbestaan. Het werken voor de gemeente blijft voor de teams ICT en Informatievoorziening voorop staan en daarmee het optimaal ondersteunen van de teams en medewerkers. Hiervoor is het plaats- en tijdonafhankelijk werken voor medewerkers onderling, maar ook in combinatie met onze inwoners en (keten)partners een cruciaal speerpunt. De juiste toepassing van bestaande applicaties, maar ook implementatie van nieuwe tools kunnen hier aan bijdragen. Op dit punt komen ICT en Informatievoorziening bij elkaar om een goed afgestemde informatievoorziening te laten corresponderen met een bijbehorend en blijvend te ontwikkelen applicatielandschap en vice versa. Vanuit ICT blijven we ons richten op een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning. In overleg met onze domeinen stellen we prioriteiten in de uitvoering van het ICT-projectenportfolio en dragen we daarmee bij aan onze gemeentelijke programma’s en projecten. Dit gaat samen met de ontwikkeling van visie en beleid op het gebied van informatievoorziening, waarmee beide teams naast elkaar borgen dat goede afgewogen keuzes worden gemaakt, die passen binnen het totaal pallet aan ontwikkelingen, wensen, wetgeving en mogelijkheden.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de gemeente en de organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme gemeente’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.

Datalab, onderzoek en statistiek

Vanuit het Datalab en Beleidsonderzoek & Informatiemanagement (B&I) blijven we datageïnspireerd werken ondersteunen. Data geeft inzicht en kan onze maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken ondersteunen. De (technische) ontwikkelingen op het gebied van data helpen ons om onze collega’s en inwoners nog beter te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkelingen rond 3D en Digital Twin (digitale tweeling) waarbij een virtuele representatie wordt gemaakt van de gemeente met inbegrip van fysieke objecten, processen, relaties en gedrag. Maar ook aan Datawarehousing waarbij data uit verschillende systemen in één database wordt opgeslagen om snel en efficiënt op vraagstukken vanuit de organisatie te kunnen reageren. We werken daarbij ook aan de wijze waarop we data presenteren aan collega’s en inwoners, bijvoorbeeld in een dashboard, rapport of geografische kaart (Atlas). De data in Atlas wordt voorzien van metadata. Metadata zijn data over data, bijvoorbeeld hoe actueel zijn de data, wie is de gegevenseigenaar, wat is de bron etc. Met metadata kan de gebruiker van de data deze op de juiste wijze interpreteren.

Facilitair

De groei van de gemeente en de daarmee samenhangende groei van de organisatie zorgt reeds voor uitdagingen in onze huisvesting en dat zal blijven toenemen. De verwachting is dat wij in 2024 moeten uitbreiden in ruimte (een deel van de derde etage) en voorzieningen (belcellen, spreekkamers, vergaderruimtes). In 2023 starten wij een onderzoek welke moet leiden tot een advies over herinrichting van de teams over de beschikbare ruimtes, eventuele verbouwing en aanschaf van middelen.